Formato de las celdas.
Las celdas cumplen tres funciones. Pueden utilizarse exclusivamente para insertar en ellas un texto que principalmente corresponderá a un rótulo o etiqueta correspondiente a la fila o columna de que forman parte.
También pueden utilizarse para insertar en ellas un dato, sea de texto o numérico, cuya finalidad sea exclusivamente consignar una información, o también constituya un término que además de registrar la información sea susceptible de emplearse como componente de ulteriores operaciones conjuntamente con los de otras celdas.
Finalmente, en las celdas pueden insertarse fórmulas, que constituyen instrucciones conducentes a realizar operaciones con los contenidos de otras celdas; por ejemplo, sumar los valores contenidos en las celdas que a tal efecto se indique.
Cuando se inserta en una celda un componente de dato, se escribe directamente desde el teclado teniendo el puntero ubicado en la celda de destino, o celda actualmente activa. Para desplazarse entre las celdas y situar en una de ellas el puntero — o punto de ingreso de un contenido — para convertirla en actualmente activa, puede utilizarse tanto las teclas de flecha del teclado normalmente situadas a la derecha de las teclas principales, como el cursor del ratón o de los dispositivos que operan como ratón (en los laptops o netbooks, los computadores portátiles).
Para insertar una fórmula, debe comenzarse la escritura con un signo de igual (=), cuyo carácter hará que el programa de la planilla electrónica cambie al estado operacional de cálculo. Cuando se inserte una fórmula en una celda, ella no aparecerá visible en la misma celda, sino su resultado; pero sí será visible en la línea de edición situada inmediatamente arriba del comienzo de la cuadrícula. Si las celdas asignadas como factores de la fórmula no tienen valores, aparecerá un cero (0); o aparecerán mensajes de error si existe alguna incongruencia de la fórmula con el contenido de las celdas asignadas como factores.
Elementos de formato.
Al igual que ocurre con el formato de texto en los procesadores, en el texto a insertar en las celdas son aplicables los parámetros de alineado, fuente, énfasis, color.
En la celda misma son aplicables ciertos parámetros de formato, y asimismo algunos de contenido,
Los parámetros de formato, que generalmente tienen un sub-menú propio dentro del menú de formato general, son el color de fondo, que es independiente para cada celda o grupos de celdas contiguas; la alineación interna (centrado o a los extremos izquierdo o derecha), y los bordes que comprenden diversos tipos de líneas en uno o varios lados (fina, gruesa, doble, punteada) y los recuadros que abarcan toda la celda o un grupo de ellas.
Los parámetros de contenido admiten diversas opciones que eligen un componente y excluyen otros, tales como número, (con o sin decimales y signo negativo), fecha (en diversas presentaciones), moneda (eligiendo el símbolo), porcentaje, fracción, texto; y asimismo la opción general que los admite todos y posiblemente una personalizada que determina el usuario y le permite admitir más de uno y excluir los otros. Estos formatos de contenido se corresponderán con la índole del campo asignado a la columna, y tienen la ventaja de que impiden que se introduzcan erróneamente contenidos no correspondientes a la naturaleza del campo.
Un parámetro especial aplicable a las celdas, es el bloqueo, que es aplicable cuando toda la hoja lo habilite; y que tiene por finalidad evitar que se modifiquen las celdas que interesa proteger de posibles alteraciones en los contenidos que importa mantener fijos.
Un procedimiento más avanzado para configurar los parámetros de formato de las celdas, aplicable especialmente cuando en una planilla puedan coexistir agrupamientos de celdas de distintos formatos en varias ubicaciones, es la confección de estilos. Los estilos son definidos por el usuario con una designación apropiada a su elección, y consisten en agrupamientos de componentes de formato predeterminados, que se aplicarán en aquellas celdas o agrupamientos de celdas, a los que se configure en dicho estilo.
Formato de las filas y columnas.
Los mismos parámetros de formato o de contenido aplicables a las celdas, son aplicables a las columnas, o a un grupo de celdas correspondientes a una misma fila o columna. En algunos casos, ello requerirá seleccionar un grupo de celdas dentro de una misma o varias columnas; y, en caso de utilizarse todas, volver a especificar el formato en un siguiente grupo de celdas.
Algunos de esos parámetros, cuando están definidos para toda la fila o toda la columna, se convierten respecto de las celdas en parámetros por defecto, que pueden ser modificados para algunas celdas, individualmente.
Las celdas de las filas o columnas correspondientes a la etiqueta de ellas, pueden ser distinguidas para mejor presentación, aplicando fondos de color, énfasis de textos o recuadros.
En ciertos casos, puede ser útil, sobre todo a fines de presentación, enmarcar un rango mediante columnas y filas sin contenido, pero distinguidas por un color de fondo.
En la elaboración de una planilla, puede ser necesario modificar las dimensiones de las celdas, especialmente ensanchar y en algunos casos angostar alguna columna. Esto es imprescindible para adecuar el ancho de las columnas a la medida del más extenso de los datos correspondientes a su campo, a fin de que resulte totalmente visible en la pantalla. Para ello, es aplicable el proceso común de colocar el cursor del ratón en el límite entre las columnas, en el nivel de la fila de las letras individualizatorias, y desplazar ese límite en el sentido deseado. Lo mismo puede realizarse con las filas, individualmente, operando en la columna de su numeración. También es posible establecer una medida distinta de ancho de columnas o alto de filas, mediante opciones del menú de formato; que asimismo habilitan otras operaciones relativas al formato de filas o columnas.
La función del menú "Insertar", habilita un proceso de edición consistente en intercalar columnas o filas, a partir de aquella que corresponde a la celda actual; lo cual puede ser útil para intercalar nuevos campos o nuevos registros. En ciertos casos es posible trasladar todo un rango, tanto en sentido vertical como horizontal, mediante la selección por teñido y la función de cortar y pegar dejando libre el área que se necesite para incorporar otros contenidos.
También es posible eliminar filas o columnas, mediante opción incluída en el menú de edición.
