Criterios de archivo.
La división del disco duro en particiones tiene entre sus ventajas la de que facilita el ordenamiento, en particular, de aquellos documentos o archivos que el usuario produce con su actividad, y también de otra documentación que puede resultarle necesario o útil consultar para esa actividad.
Pero, de todos modos, es importante establecer cuanto antes preferentemente al tiempo mismo de comenzar a trabajar con un PC un sistema de ordenamiento de los distintos tipos de documentos que el computador habrá de contener. En este sentido, conviene tener en cuenta que un computador personal no debe considerarse solamente un instrumento para producir documentos; sino muy especialmente un medio de tener disponible en forma rápida y facilmente utilizable, una cantidad de información de diversos tipos, tanto para su consulta, para su empleo como auxiliar en el trabajo, y para su transmisión a otras personas, mediante redes o por Internet.
El establecimiento de un sistema de ordenamiento de archivo de documentos es una actividad que necesariamente está estrechamente en función de la actividad y del tipo de documentos a que ha de ser aplicado. Para ello, siempre será importante aplicar las técnicas de ordenamiento de archivos que se encuentran en los manuales de secretariado.
De todos modos, especialmente atendiendo a su aplicación a los fines de organizar la información de uso contenida en un computador personal, es posible establecer algunos criterios básicos.
A tales efectos, debe tenerse en cuenta que el sistema operativo de todo PC, así como todos los programas de utilidad, contienen ciertas funciones determinantes del ordenamiento que el mismo computador hace de los archivos que contienen tanto los documentos producidos o ingresados al computador, como los que integran los diversos programas de funcionamiento. Esas funciones, se basan en la denominación asignada a cada archivo y esencialmente establecen un orden prioritario y secuencial para la aparición en la pantalla del monitor o en los listados impresos, de las carpetas y archivos contenidos en cada unidad de memoria, principalmente en el disco duro.
Por lo tanto, para el ordenamiento de las carpetas y archivos de documentos contenidos en el disco duro (como en otras unidades de almacenamiento de documentos informatizados), los criterios de clasificación deben definirse en base a los criterios de denominación de dichos documentos; a partir de tomar en consideración que el computador procederá necesariamente a ordenarlos atendiendo primero a una secuencia numérica, y seguidamente, dentro de cada posición numérica, a una secuencia alfabética.
El sistema de ordenamiento de documentos o archivos en la memoria del computador (constituída principalmente por su disco duro), adopta lo que se denomina estructura de árbol; consistente en que, a partir de una posición inicial (denominada raíz) surge un tronco que se subdivide sucesivamente en ramas.
En todo sistema de ordenamiento de documentos bajo normas informáticas (sea en el disco duro del computador o en la memoria de un pendrive o en una memoria sólida como las de las cámaras fotográficas digitales); la serie de documentos ordenados comienza en la raíz. En un disco duro, la raíz es la letra que designa cada unidad; tanto se trate de la C> de un disco no particionado, la A> de un disquette, o la letra de cada partición de un disco duro particionado.
A partir de la raíz el usuario puede definir nuevas subdivisiones de la unidad de memoria en que opera; mediante la creación de carpetas; que se denominan de esa manera porque cumplen en la memoria del computador la misma función que en un archivo físico cumplen las carpetas de cartulina en que se guardan documentos de papel. En algunas áreas de la informática, se emplea otra denominación similar a la aplicable al archivo de información en documentos físicos, tales como la de biblioteca, para referirse a conjuntos de archivos referentes a alguna categoría determinada de contenidos.
La estructura en forma de árbol constituye el concepto básico para determinar el sistema de archivo de la documentación propia del usuario contenida en su computador personal; que puede ser personal en un sentido muy estricto si lo utiliza un individuo o una familia para temas absolutamente propios, o puede ser en cierto modo institucional si se utiliza para otros usos, como puede ser en una oficina profesional o comercial.
En un disco duro particionado, la estructura en árbol ha comenzado con la realización y definición de las particiones, que además de asignar un sector del disco duro al sistema operativo y los programas de aplicación, y a la creación, uso y destrucción de los archivos temporarios o de registro (logs), que componen el software de funcionamiento del computador; ha asignado unidades independientes para albergar los documentos producidos o incorporados por el usuario, que son normalmente los que le interesa organizar adecuadamente para sus propios fines al utilizar el computador.
De todos modos, ya sea dentro del tema asignado a una partición, dentro de la carpeta Mis documentos o sus similares creada por el sistema operativo, o directamente dentro de la raíz de una unidad de disco duro, el usuario debiera crear carpetas primarias para agrupar en ellas determinados tipos de documentos, en base a un criterio de clasificación que luego le permita ubicarlos facilmente. Es decir, crear algunas ramas principales de su árbol de carpetas y archivos; en el cual, esos archivos finales serían como las hojas que más adelante deberá encontrar.
Como en toda materia, el objetivo de ordenar y organizar los documentos contenidos en un computador personal, es poder encontrarlos y acceder a ellos en forma fácil y rápida, en el momento en que sea necesario. Para ello, es necesario partir de una clave o un indicador que se asocie al documento buscado, con el más alto grado de precisión e individualización; y que en último caso siempre tiene que ser aportado por el usuario, sea porque lo recuerda, sea porque lo deduce del contenido del documento que necesita ubicar.
Esta última consideración, resalta la importancia de elegir adecuadamente la designación de cada documento que se elabore con el computador, cualquiera sea su índole, sea un documento de texto, una planilla, una imagen, o un archivo de sonido o video. Aunque el sistema operativo provee una función de búsqueda de archivos en la memoria permanente del computador, siempre opera a partir de una palabra o una clave (una cadena de caracteres alfanuméricos) que debe ser suministrada por el usuario. El usuario no podrá suministrarla, si no está en la posibilidad de evocarla o de deducirla a partir del objetivo de su búsqueda; de tal manera que esa cadena debe haber sido introducida en el nombre del archivo al guardarlo y tener un contenido directamente asociado y asociable al contenido que constituya el objeto de interés al buscarlo.
Naturalmente, el sistema de búsqueda interna del computador, no solamente ubicará los documentos por su nombre, sino que también buscará la cadena de caracteres en su contenido, Lo cual será posible en un documento de texto, pero no en una fotografía o un archivo musical. Pero, de todos modos, esa búsqueda puede dar resultados no del todo seguros o convenientes, sea porque aparezcan muchos documentos en que la cadena esté contenida, sea porque la cadena suministrada no sea totalmente adecuada a lo buscado, sea porque pueda existir otro documento más apropiado al objetivo, que el encontrado. Por tales motivos, el usuario del computador debe procurar que los archivos que crea o incorpora se organicen adecuadamente por sus nombres, que él mismo puede establecer siguiendo criterios lógicos, de modo que pueda llegar al documento requerido recorriendo el árbol de unidades, carpetas y sub.carpetas, hasta encontrar el área de memoria correspondiente al documento y éste sea prontamente individualizado.
En definitiva, el usuario debe procurar organizar el contenido de su información propia en el computador personal, de forma que sus archivos se ordenen automáticamente según criterios lógicos, coherentes con su actividad y sus contenidos; para que pueda acceder a ellos por sí mismo, sin dificultades ni errores.
A continuación de la clasificación temática que pueda haberse establecido al particionar el disco duro, conviene establecer uno o más niveles temáticos de grado sucesivo de precisión, mediante la creación de carpetas y sub.carpetas con denominaciones apropiadas.
En particular, si el computador es utilizado en relación a alguna actividad que en sí misma deba tener archivos físicos de documentos, debe procurarse que el sistema de clasificación del computador y de los archivos físicos sean coincidentes. Esa correlación contribuirá a institucionalizar el sistema de archivo; es decir, a que el mismo pueda ser utilizado por diversas personas, sin requerirles que estén familiarizadas con criterios de clasificación arbitrarios, sin que tengan que aplicar un criterio de búsqueda distinto en cada tipo de archivo, y, especialmente, habilitando a que la búsqueda (y el ordenamiento de depósito de documentos, también) pueda realizarse a partir de claves deducidas o asociadas al contenido, antes que meramente memorizadas, o basadas en la familiarización con el archivo.
La definición de las categorías temáticas y su denominación en carpetas o ficheros físicos, ha de ser evidentemente resultado del análisis de los contenidos, en cada caso. Lo que sí será importante es que el criterio sea el mismo, por lo menos dentro de cada núcleo temático. Por ejemplo, si un área se clasifica por personas o individualidades, otra área análoga debe clasificarse de la misma manera; es decir, si un área es proveedores y la otra es adquirentes, en ambos casos las sub.carpetas deben individualizarlos como personas.
El criterio de denominación también debe ser equivalente. Para las personas físicas, lo lógico es denominar usando primero el apellido y luego el nombre; pero en todo caso, todas las personas deben ser individualizadas en base a un mismo elemento inicial, sea su apellido o su nombre.
El criterio de archivo no debe conducir a mezclar arbitrariamente documentos de referencias distintas. En la clasificación de correspondencia, por ejemplo, no es admisible el criterio de archivar por correspondencia recibida y correspondencia enviada, y dentro de ellas por fechas; porque ello mezclará arbitrariamente, aleatoriamente, la correspondencia de distintas personas que no guardarían relación con el tema tratado, y obligaría a buscar en dos áreas, recorriendo fechas una por una, para correlacionar una correspondencia recibida y su respuesta, o ulteriores intercambios sobre el mismo tema.
Cuando interese ordenar los documentos por fecha, o conocerla sin necesidad de abrir el documento, debe insertarse la misma en el nombre del archivo, preferentemente al principio de cualquier otro elemento individualizatorio de su contenido. Y a ese fin, debe preferirse el ordenamiento de año-mes-día (utilizado por defecto en la generalidad de los sistemas operativos y programas de aplicación). porque ello los ordenará en una secuencia correlativa.
En lo posible, el objetivo de reconocer el contenido del documento a partir de su nombre, debe procurarse al designar el documento. En este sentido, debe atenderse, también, a no utilizar nombres demasiado extensos; y considerar las dimensiones de todo el direccionamiento desde la raíz hasta el final del nombre; porque al intentar respaldar en CD, por ejemplo, puede ocurrir que una dirección demasiado larga no sea admisible para el programa de grabación en CD. En algunos casos, los programas de aplicación permiten elaborar un resumen del contenido especialmente en los documentos de texto que es accesible al situar el cursor del ratón sobre su nombre.
Debe procurarse evitar recargar las reparticiones del disco duro destinadas al archivo de documentos, manteniendo en ellos aquellos rubros que hayan perdido actualidad para el uso que se realice del computador. Para ello, pueden crearse dentro del propio disco duro secciones de preachivo de documentos o agrupamientos de documentos correspondientes a temas que hayan perdido actualidad; o secciones de archivo muerto como suele designarse a aquellos conjuntos de documentos que presumiblemente han perdido toda utilidad y se conservan solamente para registro o por una remota posibilidad de necesitarlos en algún futuro.
De todos modos, para tales agrupamientos secundarios de archivos en principio fuera de uso, debe establecerse por lo menos un referente en el archivo activo; que corresponda al nivel del área extraída, y donde se informe que existe documentación de ese rubro, en otra dirección del archivo, o en un archivo externo como puede ser un respaldo en CD regrabable, en un CD abierto o en un CD definitivo. Ello, en caso de requerirse, evitará la necesidad de recurrir a búsquedas externas al computador basadas en la incertidumbre acerca de la posible existencia de otra documentación referida al tema en consulta.
En muchos casos, una utilidad especialmente apreciable de emplear un computador personal, será la posibilidad de utilizar modelos elaborados a propósito de una labor realizada, que resulten aplicables para otras ulteriormente. Puede tratarse de trabajos que requirieron importante estudio y elaboración (como puede ser la preparación de planillas electrónicas programadas, o importantes textos de argumentación, o fragmentos de bibliografía, etc.), que el computador permite capitalizar para otros usos futuros. En tal caso, será muy beneficioso para el usuario tomarse el trabajo de extraer esos contenidos, o reproducirlos con una denominación independiente de la originaria, y organizar áreas de archivo para los documentos resultantes, que le permitan acceder a ellos por su tema, en caso de encontrarse en situación de volver a utilizarlos. Para lo cual deberán diseñarse los criterios de clasificación y ordenación cuyas claves de entrada sean idóneas, no solamente para encontrar facilmente esos antecedentes tan valiosos, sino también para tener la seguridad de haberlos consultado en su totalidad.
En este sentido, una de las prestaciones más valiosas de trabajar empleando un computador personal, es la posibilidad de acumulación de datos y otros materiales, cuya realización u obtención ha requerido esfuerzo, tiempo y costos; en condiciones de una recuperación y reproducción rápida y efectiva; con el resultado de ahorrar tiempo, esfuerzo y costos, y asimismo, de asegurarse una unidad de conceptos y criterios de aplicación para casos similares. Pero para que ello sea posible, es indispensable que la documentación existente en el disco duro, como también la que se haya extraído para archivarla en memorias externas permanentes, se encuentre organizada conforme al sistema del árbol mediante criterios coherentes, lógicos y por designaciones temáticas que permitan una recuperación rápida y segura.
La seguridad en materia de conservación de la información y la documentación valiosa para el usuario contenida en su computador, es un factor crítico y esencial. El disco duro del computador, con ser un elemento fundamental de su uso y eficiencia, es quizá el componente menos seguro de todo el sistema; por cuanto no solamente constituye un medio de registro volátil, constantemente sujeto a alteraciones voluntarias o accidentales (e incluso intencionales y dolosas), sino que constituye por sí mismo un aparato electrónico y mecánico, sujeto a defectos y fallas de funcionamiento; que, en casi todos los casos, conducen a la imposibilidad de recuperar la información que contiene.
Por tal motivo, es altamente recomendable, en primer término, conservar los discos de instalación del sistema operativo y de todos los programas de aplicación existentes en el disco duro; en condiciones de poder reinstalarlos en caso de verse afectados por alguna falla de funcionamiento, o por su inutilización ya sea por ataque de virus informáticos o por otros factores aleatorios. Y, en segundo término, es esencial mantener un régimen de respaldos en memorias externas totalmente confiables, de todos aquellos documentos de importancia para el usuario, preferentemente en unidades no volátiles como CD o DVD; sin omitir tomar en consideración que en algunos casos de documentos especialmente importantes, será necesario mantener más de una copia y situadas en distintos lugares en previsión de que aún esos respaldos puedan verse afectados (por hurtos, incendios, defectos producidos por su uso, etc.).
Aún durante la etapa en que ciertos documentos se encuentren en período de creación, cuando representen un contenido especialmente importante por su destino, o por el trabajo de elaboración empleado mediante consulta de diversas fuentes de información que hayan demandado tiempo, costos, o acceso ulteriormente no disponible, o por las consecuencias que pudieran derivarse de no tenerlos disponibles en un momento próximo, es sumamente aconsejable tomar precauciones, registrando esos documentos no solamente en el disco duro sino en otras memorias externas, tales como CD regrabable, memorias sólidas o pendrive, incluso en otros computadores o mediante su situación en servidores de Internet, en casillas de correo electrónico propias en que sea posible mantenerlos y recuperarlos; por lo menos hasta que se hayan completado y respaldado en definitiva fuera del disco duro.
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