El Liceo Digital


        I N F O R M Á T I C A

ORGANIZACIÓN DEL COMPUTADOR PERSONAL


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Introducción | Preparación | Partición | Realización del particionamiento
Formateo del disco duro | Criterios de archivo


Introducción.

Punto rojo El computador personal es un instrumento de gran utilidad, especialmente para personas que los utilicen para actividades como redactar documentos de texto, trabajar con diseño de gráficos, procesar sonido o imágenes, o, simplemente, lo empleen como auxiliar en tareas de oficina, de comercio, o similares.

Especialmente en ese tipo de actividades, prontamente el computador personal se convierte no sólo en un instrumento de producir nuevos documentos, sino en un archivo de numeroso material de alta importancia personal para quien lo usa; que además, le permite acceder a su contenido en forma rápida.

Punto rojo Pero, para que esa importante utilidad del computador personal pueda estar siempre a disposición, es imprescindible organizar adecuadamente su contenido, y asimismo, respaldar adecuadamente toda la producción documental y toda otra información contenida en él.

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Preparación.

Punto rojo La adecuada organización del contenido del computador, que esencialmente se alberga en su principal memoria, su disco duro, comienza desde el momento en que se adquiere o se arma un computador, cuando está totalmente vacío de toda información o programas, salvo su BIOS propio.

Punto rojoEl BIOS "Basic Input Output System", (sistema básico de entrada y salida), es un programa propio del computador, registrado en un chip inserto en su placa madre, que además de ejecutar el comienzo del proceso de inicialización al encenderlo, registra los componentes básicos del sistema, mediante el “SetUp” (“fijador”, “establecedor” de datos permanentes), un sistema de pantallas que se inicia si al encenderlo se mantiene pulsada la tecla SUPR (suprimir, borrar) en el teclado.


Etapas.

Punto rojo La preparación del computador comprende diversas operaciones, que se realizan por única vez antes de incorporarle el software, es decir, el conjunto de programas que operan su funcionamiento:

    La partición del disco duro; que es opcional pero puede ser importante especialmente cuando se destine el computador a utilizarlo en forma que comprenda diversos tipos de actividades; y que consiste en subdividir el disco duro en compartimientos, que funcionan cada uno como si fuera un disco duro independiente, con una identificación propia. Esa subdivión permitirá clasificar la información que contenga, de forma mucho más ordenada.

    El formateo del disco duro; que es indispensable para que registre la grabación de los programas del software.


Fundamento y finalidad de la partición.

Punto rojo La partición del disco duro es absolutamente opcional. Cualquier computador personal funcionará con normalidad aunque el disco duro no sea particionado (aunque algunos sistemas operativos — como el Linux — requieren la partición, por lo cual la realizan por sí mismos al ser instalados).

Por lo tanto, cada usuario debe evaluar desde su propio punto de vista si existe conveniencia en efectuar la partición, en base al uso que se proponga hacer del computador.

Punto rojo El computador debe contener necesariamente, en su disco duro, los sistemas de software requeridos para su funcionamiento: (a) el sistema operativo, y (b) los programas de utilidad. Además, el uso del computador ha de generar diversos “archivos” o “documentos” producidos mediante los programas de utilidad, que por lo general interesará al usuario mantener en el disco duro.

El sistema operativo más utilizado en los computadores personales, el Windows, especialmente en sus versiones más recientes, incorpora en el disco duro, al ser instalado, unas “carpetas” o reparticiones para guardar en ellas documentos producidos por el usuario, que denomina “Mis documentos”, “Mis imágenes”, “Mis videos”, “Mis e-books”; lo cual constituye una guía preestablecida para clasificar los documentos que el usuario produzca o que incorpore para tener archivados en el computador. Esa clasificación primaria puede ser suficiente o adecuada para las necesidades de algunos usuarios; pero por lo general, con el transcurso del tiempo, conduce a que dentro de esas carpetas se acumule una importante cantidad de archivos, que no resultará fácil ubicar ulteriormente, a pesar de las funciones de búsqueda de archivos que posee el propio sistema operativo, a menos que el usuario recuerde claves de búsqueda como los nombres de los archivos.

El principal inconveniente que presenta utilizar en el disco duro una única partición (la unidad “C”), es que todos los procesos de creación, modificación y sustitución de documentos, y la formación y destrucción de archivos temporarios, se realiza en la misma unidad en que se encuentran los programas permanentes; y por lo tanto, toda la unidad se ve afectada por la fragmentación.

Punto rojo La fragmentación es un efecto que se produce en el espacio de grabación del disco duro, por causa de la frecuente destrucción y borrado, o regrabación con modificaciones, de los archivos que produce el usuario. El sistema operativo recurre a ocupar los espacios intersticiales dejados por los archivos borrados, para ubicar los nuevos registros; aunque sea subdividiendo éstos en varios tramos. Ello requiere, además, que se creen archivos auxiliares para registrar por separado la ubicación en que esos tramos se continúan. De esta manera, cuando la fragmentación es intensa por la gran cantidad de archivos grabados, borrados y regrabados — lo que ocurre incluso durante el proceso de su elaboración cada vez que se grabra para “respaldar” — el computador necesita recurrir continuamente a esos archivos de redireccionamiento para “leer” los documentos, lo que naturalmente enlentece el funcionamiento del computador.

Punto rojo Para corregir ese efecto, debe procederse periódicamente a la defragmentación del disco duro; lo cual en alguna medida es realizado por el sistema operativo en forma automática; pero de todos modos es una labor de mantenimiento del computador que el usuario debería realizar expresamente. La defragmentación debe proceder a leer la totalidad de los registros de la unidad a defragmentar, reordenarlos acumulando sus fragmentos en un archivo único, y volver a grabarlos unos a continuación de otros; lo cual, en una única unidad de gran tamaño y con mucho material grabado, puede requerir largo tiempo.

Por eso, la defragmentación es un proceso que se realiza de manera más fácil, segura y breve, si afecta unidades más pequeñas como las que establecen mediante la partición del disco duro, y no incide sobre los registros de programas estables que no se fragmentan por su uso; evitándose eventuales daños a sus archivos por efecto de su reubicación en el disco duro.

Punto rojo Aún cuando el usuario que adquiere su primer computador se proponga realizar con él una actividad limitada y determinada (como, por ejemplo, el procesado de textos); los más probable es que ulteriormente le resulten de interés otros usos adicionales, que generarán otros tipos de documentos (como archivos de fotografías o de música en formato MP3) que le interese mantener guardados en el disco duro; para lo cual le resultará de utilidad tener el disco duro particionado.

Asimismo, si bien la ventaja principal de disponer de un disco duro particionado, consiste en que facilita la clasificación del material de software contenido en el computador y evitar que la fragmentación afecte unidades de gran capacidad; una ventaja nada desdeñable es que en un disco duro particionado, el ingreso de un virus informático que generalmente daña el sistema operativo, puede que no afecte las otras particiones, en las que exista información no respaldada cuya pérdida sería irrecuperable.

Otra ventaja adicional de tener el disco duro particionado, consiste en que, si por cualquier razón (por ejemplo, destruir definitivamente todo un agrupamiento de documentos, o haberse visto afectado por un virus informático), interesa al usuario dar nuevo formato; ello podrá hacerse afectando solamente cada partición, sin necesidad de respaldar y luego reponer el resto de la información, y reinstalar todos sus programas, (lo cual puede requerir bastante tiempo).

De cualquier manera, el particionamiento del disco duro es un procedimiento que resulta de aplicación cuando se trata de discos duros de capacidad importante, que luego de instalados en él los programas básicos mantengan un gran porcentaje de su capacidad disponible. Por lo tanto, considerando la dimensión que en general tienen los sistemas operativos y programas básicos de utilidad en los computadores personales y laptop más actuales, puede considerarse que la partición del disco duro, en más de dos particiones, es muy conveniente en discos duros de capacidad de 80 Gigabytes o mayores.


Planificación de la partición.

Punto rojo La partición del disco duro, consiste en subdividir su capacidad total en tal forma que cada una de las divisiones aparecerá y operará en el computador como si fuera un disco duro independiente.

En la presentación del contenido de memoria de disco del computador (mediante la utilidad de Explorador del disco duro) aparece normalmente una Unidad A correspondiente al disquette; que en los primeros PC era un disco flexible, en cuyo caso el disquette rígido era la Unidad B. Luego aparece, una Unidad C correspondiente al disco duro (en el caso de ser único), y una Unidad D correspondiente al lector-grabador de laser (CD), cuando está instalado.

Cuando se ha incorporado un segundo disco duro como “esclavo” (slave), aparecerá como Unidad D, pasando la unidad de láser a ser unidad E. Y, sucesivamente, si se insertan otras unidades de memoria, como puede ser un pendrive o una memoria sólida extraíble, aparecerán como una letra anterior a la asignada a la unidad de láser, y ésta tomará la letra siguiente.

Cuando el disco duro principal o “master“ está particionado, cada una de sus particiones se presenta en la pantalla con una letra propia, a partir de la C; y las ulteriores unidades (lector de CD, pendrive, etc.) tomarán las letras siguientes a la de la última partición del disco duro. Solamente en caso de que además del master primario (puede existir un master secundario que normalmente será la unidad de CD), exista un disco duro “esclavo”, éste aparecerá como unidad D; siguiéndole las particiones del disco duro master y luego las demás particiones del disco duro slave, si ha sido también particionado.


Punto rojo La partición de un disco duro, ya sea destinado a ser master o esclavo, debe planificarse, tomando en consideración por lo menos el tipo de contenidos a que será destinada cada partición, para determinar el tamaño que se asignará a cada una de ellas.

En un master, necesariamente deberá preverse una primera partición, destinada a ser Unidad C, en la cual se instalará el sistema operativo y sus adicionales eventuales. La determinación del tamaño de la partición C es absolutamente crítica, por cuanto, además de considerar el espacio requerido por el sistema operativo que se tenga intención de instalar en ella, hay que considerar un importante espacio adicional destinado a su crecimiento por actualizaciones futuras del mismo sistema operativo, por incorporación al sistema de archivos compartidos provenientes de programas de aplicación que ulteriormente se instalen, para los propios programas de aplicación que se instalan en esa unidad, y de un importante margen de espacio libre, necesario para que durante el funcionamiento del computador puedan colocarse en él los archivos temporarios que el sistema operativo y las aplicaciones realizan mientras se elabora un documento, se realiza una impresión, o se efectúa la copia de un disquette, un CD o un DVD, que luego será grabado en otro.

El espacio libre reservado para archivos temporarios deberá ser mayor cuando el computador se destine — o para que en el futuro pueda destinarse — a operaciones que generan archivos temporarios muy extensos, como ocurre con los de procesamiento de sonido o de video, y en ciertas aplicaciones gráficas avanzadas.

También deberá tenerse en cuenta el temperamento — que habrá que definir en este momento — para la futura instalación de programas de aplicación. Esto es así, porque los sistemas operativos más usuales, como Windows, están concebidos por defecto para incorporar en sus propias carpetas, ya sea los programas de aplicación que se instalen ulteriormente en el computador, como otros contenidos tales como los de “Mis imágenes”, “Mi música” o “Mis videos”, etc.

Punto rojo La expresión por defecto se refiere a situaciones en que un sistema informático debe tomar una decisión indispensable para continuar su operación. En tales casos, los programas están concebidos para elegir una determinada forma de proceder, llamada “por defecto”, por cuanto es una decisión que admite que el operador elija otra opción, para lo cual el propio sistema operativo le presentará al operador una previa solicitud u oportunidad de decidir.

Punto rojo Por lo tanto, al determinar la partición C, cabrá considerar si se realizará otra partición de tamaño adecuado y suficiente para colocar en ella por lo menos algunos programas de aplicación importantes e indispensables, cuyo tamaño obligaría a aumentar la partición C; y, en general, qué criterio se aplicará para guardar los otros contenidos tales como imágenes, archivos de sonido o de video, que generalmente ocupan mucho espacio o se acumulan en importante cantidad. Ello tambien implica adoptar un temperamento en cuanto a de qué forma se extraerán del disco duro ese tipo de archivos, (como ser, copiándolos en CD o en otro tipo de memorias externas); aunque habrá de tomarse en cuenta, también, que en el futuro podrá hacerse necesario volver a copiar en el disco duro algunos de esos archivos extraídos, aunque sea temporalmente.Y deberá considerarse si habrá otras particiones en la que se formen los archivos temporarios para copiar CD o DVD, o donde depositar los archivos que se extraigan (download) de Internet, por lo menos inicialmente.

Como indicación primaria, sujeta a ponderación en cada caso, es conveniente dimensionar la partición C en el triple o el cuádruplo de la capacidad requerida para albertar el sistema operativo, como mínimo. En un disco duro de por lo menos 80 Gb., y para instalar un sistema operativo de última generación para PC, la unidad C debiera tener, por lo menos, entre 10 y 15 Gb., siendo preferible la dimensión mayor.


Punto rojo Las otras particiones, pueden destinarse indistintamente a diversos contenidos, por cuanto la única exigencia es que en la unidad C se encuentre el sistema operativo. Incluso en sistemas operativos como Windows, que tienen previsión para adicionar en la Unidad C los “Archivos de programa” es posible instalarlos en otras unidades; e incluso recomendable en caso de aplicaciones especializadas, como las de oficina (p.ej. el Office), de audio, de diseño gráfico, en particular si serán intensamente utilizadas.

La determinación de cuántas particiones y de qué tamaño, es resultado de ponderar los contenidos que se asignarán a cada una de ellas. Es evidente que, aún cuando se opte por aceptar el temperamento por defecto en el sistema operativo, de incorporar en él los programas de aplicación, algunos programas de aplicación muy extensos, que en el plan de uso del computador estén predeterminados, se beneficiarán de disponer de una partición propia.

Otras particiones debieran destinarse exclusivamente a albergar los archivos creados a partir de la actividad cumplida por el usuario, tales como los documentos de texto, o de otros diversos tipos. En este sentido, es conveniente fijar una dimensión que permita mantener en el disco duro una importante cantidad de esos documentos, principalmente aquellos que, de acuerdo a su actividad, el usuario pudiera tener interés en consultar posteriormente (por ejemplo como modelos para otros). Y también; seguir el criterio de extraer a otras formas de memoria (especialmente CD) los que respondan al concepto de “archivo muerto”. Incluso, si la capacidad total del disco duro lo permite, puede ser de interés destinar una partición precisamente como “archivo” o “prearchivo” de aquellos documentos que, sin estar la categoría de potencial consulta frecuente, de todos modos se prefiera no eliminarlos totalmente del computador.

En todas la unidades destinadas a elaborar documentos mediante los programas de aplicación, utilizando los procesos de edición — que significan incorporar información, modificar la existente, hacer supresiones, y por consiguiente frecuentes operaciones de “guardar”" en el disco duro, es necesario que exista en cada partición suficiente espacio libre como para permitir esas operaciones, generalmente no menos del 30% del total.

Esto es así, porque, por lo general, cuando se haya dado ingreso en la memoria RAM (la propia memoria operativa del computador) a un documento previamente guardado en el disco duro, y se ordene “sobreescribirlo”, el procedimiento del sistema operativo consiste en primero grabar totalmente el nuevo documento y luego “borrar” el anterior. A pesar de que, en realidad, no es borrado, sino marcado como tal, pero se conserva en una “papelera” mientras exista otro espacio libre disponible que no haga necesario utilizar el que ocupa el archivo “borrado” o el operador no “vacíe la papelera”. En estas unidades, las más afectadas por la fragmentación, deberá efectuarse la defragmentación con mayor frecuencia.

Por lo tanto, en cada partición deberá dimensionarse en forma estimativa el espacio que realmente se ocupará y el que quedará libre para “temporarios“ y “papelera” de esa misma unidad. Y ello será una apreciación a tomar en cuenta para decidir cuántas particiones es posible realizar, según la capacidad total del disco duro.

Una prudente medida será prever por lo menos una partición adicional, de regular tamaño, sea a conservar primariamente vacía, sea para configurarla como destino de archivos temporarios en algunos procesos (como la copia de CD — necesitará 88 MB — o para copias de DVD — de 4Gb o más) o para otros usos contingentes.

Punto rojo En base a las consideraciones anteriores, es conveniente preparar un plan escrito de particionamiento, asignando a cada partición un tamaño basado en el software a que se destine, atendiendo en lo posible a las indicaciones de los proveedores del sistema operativo o de los programas de aplicación; antes de disponerse a efectuar esa partición de un disco duro.

En el supuesto de disponer de un disco duro de 80 Gb. o superior, las unidades destinadas a albergar documentos de texto no debieran ser menores a 5 Gb.y las destinadas a albergar documentos que normalmente ocupan más memoria (como ocurre con los archivos de gráficos y los de música), no debieran ser inferiores a 10 Gb. Una unidad destinada a albergar archivos temporarios de sonido o video, no debe ser inferior a 5 Gb, Salvo que el usuario tenga interés en unificar en una unidad especifica algún tipo de documentos relativos a algúna área especial de su actividad, para lo cual le resulte adecuado establecer una unidad menor, para un disco duro de 80 Gb. es una buena opción establecer 4 particiones de 20 Gb. c/u.


Punto rojo Todo lo anterior es aplicable a la partición de un disco duro destinado a slave, con la diferencia de que normalmente no estará destinado a albergar el sistema operativo. Pero, de todos modos, conviene considerar la eventualidad de que en el futuro pueda instalarse como master y la necesidad que habrá, en tal caso, de una eventual destrucción de toda la información que contenga, y de tener que copiarla en respaldo, previamente, si su primera partición resultara demasiado pequeña.

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Realización del particionamiento.

Punto rojo Para realizar la partición del disco duro de un computador nuevo, debe disponerse de un disco de arranque que lo inicialice.

Punto rojo Un disco de arranque puede obtenerse con otro computador mediante la utilidad pertinente de su sistema operativo, grabándolo en un disquette o en un CD. Algunos CD de instalación del sistema operativo tienen la posibilidad de ser empleados para arrancar el computador antes de instalar el sistema operativo, operando como disco de arranque.

Punto rojo El disco duro a particionar deberá ser nuevo; o de otro modo se destruirá toda la información que contenga, incluso su formato y eventualmente sus anteriores particiones. Por lo tanto, para particionar un disco duro que contenga información que se desee conservar, deberá respaldársela previamente.

Las partición del disco duro se efectúa mediante un programa apropiado, generalmente el FDISK, que forma parte del D.O.S. o de los Windows que lo tienen integrado en el "modo DOS". Ese programa se arranca desde la consola de D.O.S en el “prompt” C>, con el mandato FDISK. Es un programa de manejo sencillo, que presenta claramente las opciones y especifica claramente los pasos que deben seguirse.

Siguendo sus opciones para eliminar previamente particiones existentes; o para establecer primero una “partición primaria” (general) del D.O.S. — equivalente al total del tamaño del disco duro, y luego las “unidades lógicas” parciales dentro de la partición primaria — que corresponden a las restantes unidades de la partición — el Fdisk va solicitando las medidas de capacidad a asignar, primero de la partición primaria destinada a la Unidad C (espacio total menos el asignado a las unidades lógicas en conjunto), y luego de cada una de las restantes unidades lógicas. El espacio puede especificarse en totales de Megabytes o Gigabytes, o en porcentajes del tamaño total disponible.

Punto rojo Luego de finalizada la partición, deberá procederse a activar por lo menos la partición C, destinada al sistema operativo, y asimismo a dar formato a cada una de las particiones (una por vez), usualmente también en la consola de nivel D.O.S., mediante el mandato FORMAT, lo que permitirá denominar cada partición con una designación concordante con su contenido.

Luego de ello, procederá instalar en sistema operativo en la unidad C; los programas de aplicación en la unidad que tengan reservada, y el resto de información eventualmente existente, también en las respectivas particiones.


Punto rojo En el caso de existir disco duro en la posición de esclavo o master secundario, podrá particionarse directamente a partir de la inicialización del computador desde su master, pasándolo al modo DOS por medio de sus opciones expresas; o picando con el ratón en la raíz de la unidad C en el archivo command.com.

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Criterios de archivo.

Punto rojo La división del disco duro en particiones tiene entre sus ventajas la de que facilita el ordenamiento, en particular, de aquellos documentos o “archivos” que el usuario produce con su actividad, y también de otra documentación que puede resultarle necesario o útil consultar para esa actividad.

Pero, de todos modos, es importante establecer cuanto antes — preferentemente al tiempo mismo de comenzar a trabajar con un PC — un sistema de ordenamiento de los distintos tipos de documentos que el computador habrá de contener. En este sentido, conviene tener en cuenta que un computador personal no debe considerarse solamente un instrumento para producir documentos; sino muy especialmente un medio de tener disponible en forma rápida y facilmente utilizable, una cantidad de información de diversos tipos, tanto para su consulta, para su empleo como auxiliar en el trabajo, y para su transmisión a otras personas, mediante redes o por Internet.

Punto rojo El establecimiento de un sistema de ordenamiento de archivo de documentos es una actividad que necesariamente está estrechamente en función de la actividad y del tipo de documentos a que ha de ser aplicado. Para ello, siempre será importante aplicar las técnicas de ordenamiento de archivos que se encuentran en los manuales de secretariado.

De todos modos, especialmente atendiendo a su aplicación a los fines de organizar la información de uso contenida en un computador personal, es posible establecer algunos criterios básicos.

Punto rojo A tales efectos, debe tenerse en cuenta que el sistema operativo de todo PC, así como todos los programas de utilidad, contienen ciertas funciones determinantes del ordenamiento que el mismo computador hace de los archivos que contienen tanto los documentos producidos o ingresados al computador, como los que integran los diversos programas de funcionamiento. Esas funciones, se basan en la denominación asignada a cada archivo y esencialmente establecen un orden prioritario y secuencial para la aparición en la pantalla del monitor o en los listados impresos, de las carpetas y archivos contenidos en cada unidad de memoria, principalmente en el disco duro.

Por lo tanto, para el ordenamiento de las carpetas y archivos de documentos contenidos en el disco duro (como en otras unidades de almacenamiento de documentos informatizados), los criterios de clasificación deben definirse en base a los criterios de denominación de dichos documentos; a partir de tomar en consideración que el computador procederá necesariamente a ordenarlos atendiendo primero a una secuencia numérica, y seguidamente, dentro de cada posición numérica, a una secuencia alfabética.

Punto rojo El sistema de ordenamiento de documentos o archivos en la memoria del computador (constituída principalmente por su disco duro), adopta lo que se denomina “estructura de árbol; consistente en que, a partir de una posición inicial (denominada “raíz”) surge un “tronco” que se subdivide sucesivamente en “ramas”.

En todo sistema de ordenamiento de documentos bajo normas informáticas (sea en el disco duro del computador o en la memoria de un pendrive o en una memoria sólida como las de las cámaras fotográficas digitales); la serie de documentos ordenados comienza en la “raíz”. En un disco duro, la raíz es la letra que designa cada unidad; tanto se trate de la C> de un disco no particionado, la A> de un disquette, o la letra de cada partición de un disco duro particionado.

A partir de la raíz el usuario puede definir nuevas subdivisiones de la unidad de memoria en que opera; mediante la creación de “carpetas”; que se denominan de esa manera porque cumplen en la memoria del computador la misma función que en un archivo físico cumplen las carpetas de cartulina en que se guardan documentos de papel. En algunas áreas de la informática, se emplea otra denominación similar a la aplicable al archivo de información en documentos físicos, tales como la de “biblioteca”, para referirse a conjuntos de archivos referentes a alguna categoría determinada de contenidos.

Punto rojo La estructura en forma de árbol constituye el concepto básico para determinar el sistema de archivo de la documentación propia del usuario contenida en su computador personal; que puede ser “personal” en un sentido muy estricto si lo utiliza un individuo o una familia para temas absolutamente propios, o puede ser en cierto modo institucional si se utiliza para otros usos, como puede ser en una oficina profesional o comercial.

En un disco duro particionado, la estructura en árbol ha comenzado con la realización y definición de las particiones, que además de asignar un sector del disco duro al sistema operativo y los programas de aplicación, y a la creación, uso y destrucción de los archivos temporarios o de registro (logs), que componen el software de funcionamiento del computador; ha asignado unidades independientes para albergar los documentos producidos o incorporados por el usuario, que son normalmente los que le interesa organizar adecuadamente para sus propios fines al utilizar el computador.

De todos modos, ya sea dentro del tema asignado a una partición, dentro de la carpeta “Mis documentos” — o sus similares — creada por el sistema operativo, o directamente dentro de la raíz de una unidad de disco duro, el usuario debiera crear carpetas “primarias” para agrupar en ellas determinados tipos de documentos, en base a un criterio de clasificación que luego le permita ubicarlos facilmente. Es decir, crear algunas “ramas” principales de su “árbol” de carpetas y archivos; en el cual, esos archivos “finales” serían como las “hojas” que más adelante deberá encontrar.

Punto rojo Como en toda materia, el objetivo de ordenar y organizar los documentos contenidos en un computador personal, es poder encontrarlos y acceder a ellos en forma fácil y rápida, en el momento en que sea necesario. Para ello, es necesario partir de una “clave” o un “indicador” que se asocie al documento buscado, con el más alto grado de precisión e individualización; y que en último caso siempre tiene que ser aportado por el usuario, sea porque lo recuerda, sea porque lo deduce del contenido del documento que necesita ubicar.

Esta última consideración, resalta la importancia de elegir adecuadamente la designación de cada documento que se elabore con el computador, cualquiera sea su índole, sea un documento de texto, una planilla, una imagen, o un archivo de sonido o video. Aunque el sistema operativo provee una función de búsqueda de archivos en la memoria permanente del computador, siempre opera a partir de una palabra o una clave (una “cadena de caracteres alfanuméricos”) que debe ser suministrada por el usuario. El usuario no podrá suministrarla, si no está en la posibilidad de evocarla o de deducirla a partir del objetivo de su búsqueda; de tal manera que esa “cadena” debe haber sido introducida en el nombre del archivo al guardarlo y tener un contenido directamente asociado y asociable al contenido que constituya el objeto de interés al buscarlo.

Naturalmente, el sistema de búsqueda interna del computador, no solamente ubicará los documentos por su nombre, sino que también buscará la cadena de caracteres en su contenido, Lo cual será posible en un documento de texto, pero no en una fotografía o un archivo musical. Pero, de todos modos, esa búsqueda puede dar resultados no del todo seguros o convenientes, sea porque aparezcan muchos documentos en que la cadena esté contenida, sea porque la cadena suministrada no sea totalmente adecuada a lo buscado, sea porque pueda existir otro documento más apropiado al objetivo, que el encontrado. Por tales motivos, el usuario del computador debe procurar que los archivos que crea o incorpora se organicen adecuadamente por sus nombres, que él mismo puede establecer siguiendo criterios lógicos, de modo que pueda llegar al documento requerido recorriendo el árbol de unidades, carpetas y sub.carpetas, hasta encontrar el área de memoria correspondiente al documento y éste sea prontamente individualizado.

Punto rojo En definitiva, el usuario debe procurar organizar el contenido de su información propia en el computador personal, de forma que sus archivos se ordenen automáticamente según criterios lógicos, coherentes con su actividad y sus contenidos; para que pueda acceder a ellos por sí mismo, sin dificultades ni errores.

A continuación de la clasificación temática que pueda haberse establecido al particionar el disco duro, conviene establecer uno o más niveles temáticos de grado sucesivo de precisión, mediante la creación de carpetas y sub.carpetas con denominaciones apropiadas.

En particular, si el computador es utilizado en relación a alguna actividad que en sí misma deba tener archivos físicos de documentos, debe procurarse que el sistema de clasificación del computador y de los archivos físicos sean coincidentes. Esa correlación contribuirá a institucionalizar el sistema de archivo; es decir, a que el mismo pueda ser utilizado por diversas personas, sin requerirles que estén familiarizadas con criterios de clasificación arbitrarios, sin que tengan que aplicar un criterio de búsqueda distinto en cada tipo de archivo, y, especialmente, habilitando a que la búsqueda (y el ordenamiento de depósito de documentos, también) pueda realizarse a partir de claves deducidas o asociadas al contenido, antes que meramente memorizadas, o basadas en la familiarización con el archivo.

La definición de las categorías temáticas y su denominación en carpetas o ficheros físicos, ha de ser — evidentemente — resultado del análisis de los contenidos, en cada caso. Lo que sí será importante es que el criterio sea el mismo, por lo menos dentro de cada núcleo temático. Por ejemplo, si un área se clasifica por personas o individualidades, otra área análoga debe clasificarse de la misma manera; es decir, si un área es “proveedores” y la otra es “adquirentes”, en ambos casos las sub.carpetas deben individualizarlos como personas.

El criterio de denominación también debe ser equivalente. Para las personas físicas, lo lógico es denominar usando primero el apellido y luego el nombre; pero en todo caso, todas las personas deben ser individualizadas en base a un mismo elemento inicial, sea su apellido o su nombre.

El criterio de archivo no debe conducir a mezclar arbitrariamente documentos de referencias distintas. En la clasificación de correspondencia, por ejemplo, no es admisible el criterio de archivar por “correspondencia recibida” y “correspondencia enviada”, y dentro de ellas por fechas; porque ello mezclará arbitrariamente, aleatoriamente, la correspondencia de distintas personas que no guardarían relación con el tema tratado, y obligaría a buscar en dos áreas, recorriendo fechas una por una, para correlacionar una correspondencia recibida y su respuesta, o ulteriores intercambios sobre el mismo tema.

Cuando interese ordenar los documentos por fecha, o conocerla sin necesidad de “abrir” el documento, debe insertarse la misma en el nombre del archivo, preferentemente al principio de cualquier otro elemento individualizatorio de su contenido. Y a ese fin, debe preferirse el ordenamiento de año-mes-día (utilizado por defecto en la generalidad de los sistemas operativos y programas de aplicación). porque ello los ordenará en una secuencia correlativa.

En lo posible, el objetivo de reconocer el contenido del documento a partir de su nombre, debe procurarse al designar el documento. En este sentido, debe atenderse, también, a no utilizar nombres demasiado extensos; y considerar las dimensiones de todo el direccionamiento desde la raíz hasta el final del nombre; porque al intentar respaldar en CD, por ejemplo, puede ocurrir que una dirección demasiado larga no sea admisible para el programa de grabación en CD. En algunos casos, los programas de aplicación permiten elaborar un resumen del contenido — especialmente en los documentos de texto — que es accesible al situar el cursor del ratón sobre su nombre.

Punto rojo Debe procurarse evitar recargar las reparticiones del disco duro destinadas al archivo de documentos, manteniendo en ellos aquellos rubros que hayan perdido actualidad para el uso que se realice del computador. Para ello, pueden crearse dentro del propio disco duro secciones de “preachivo” de documentos o agrupamientos de documentos correspondientes a temas que hayan perdido actualidad; o secciones de “archivo muerto” como suele designarse a aquellos conjuntos de documentos que presumiblemente han perdido toda utilidad y se conservan solamente para registro o por una remota posibilidad de necesitarlos en algún futuro.

De todos modos, para tales agrupamientos secundarios de archivos en principio fuera de uso, debe establecerse por lo menos un referente en el archivo activo; que corresponda al nivel del área extraída, y donde se informe que existe documentación de ese rubro, en otra dirección del archivo, o en un archivo externo como puede ser un respaldo en CD regrabable, en un CD abierto o en un CD definitivo. Ello, en caso de requerirse, evitará la necesidad de recurrir a búsquedas externas al computador basadas en la incertidumbre acerca de la posible existencia de otra documentación referida al tema en consulta.

Punto rojo En muchos casos, una utilidad especialmente apreciable de emplear un computador personal, será la posibilidad de utilizar modelos elaborados a propósito de una labor realizada, que resulten aplicables para otras ulteriormente. Puede tratarse de trabajos que requirieron importante estudio y elaboración (como puede ser la preparación de planillas electrónicas programadas, o importantes textos de argumentación, o fragmentos de bibliografía, etc.), que el computador permite capitalizar para otros usos futuros. En tal caso, será muy beneficioso para el usuario tomarse el trabajo de extraer esos contenidos, o reproducirlos con una denominación independiente de la originaria, y organizar áreas de archivo para los documentos resultantes, que le permitan acceder a ellos por su tema, en caso de encontrarse en situación de volver a utilizarlos. Para lo cual deberán diseñarse los criterios de clasificación y ordenación cuyas claves de entrada sean idóneas, no solamente para encontrar facilmente esos antecedentes tan valiosos, sino también para tener la seguridad de haberlos consultado en su totalidad.

En este sentido, una de las prestaciones más valiosas de trabajar empleando un computador personal, es la posibilidad de acumulación de datos y otros materiales, cuya realización u obtención ha requerido esfuerzo, tiempo y costos; en condiciones de una recuperación y reproducción rápida y efectiva; con el resultado de ahorrar tiempo, esfuerzo y costos, y asimismo, de asegurarse una unidad de conceptos y criterios de aplicación para casos similares. Pero para que ello sea posible, es indispensable que la documentación existente en el disco duro, como también la que se haya extraído para archivarla en memorias externas permanentes, se encuentre organizada conforme al sistema del árbol mediante criterios coherentes, lógicos y por designaciones temáticas que permitan una recuperación rápida y segura.

Punto rojo La seguridad en materia de conservación de la información y la documentación valiosa para el usuario contenida en su computador, es un factor crítico y esencial. El disco duro del computador, con ser un elemento fundamental de su uso y eficiencia, es quizá el componente menos seguro de todo el sistema; por cuanto no solamente constituye un medio de registro volátil, constantemente sujeto a alteraciones voluntarias o accidentales (e incluso intencionales y dolosas), sino que constituye por sí mismo un aparato electrónico y mecánico, sujeto a defectos y fallas de funcionamiento; que, en casi todos los casos, conducen a la imposibilidad de recuperar la información que contiene.

Por tal motivo, es altamente recomendable, en primer término, conservar los discos de instalación del sistema operativo y de todos los programas de aplicación existentes en el disco duro; en condiciones de poder reinstalarlos en caso de verse afectados por alguna falla de funcionamiento, o por su inutilización ya sea por ataque de virus informáticos o por otros factores aleatorios. Y, en segundo término, es esencial mantener un régimen de respaldos en memorias externas totalmente confiables, de todos aquellos documentos de importancia para el usuario, preferentemente en unidades no volátiles como CD o DVD; sin omitir tomar en consideración que en algunos casos de documentos especialmente importantes, será necesario mantener más de una copia y situadas en distintos lugares en previsión de que aún esos respaldos puedan verse afectados (por hurtos, incendios, defectos producidos por su uso, etc.).

Aún durante la etapa en que ciertos documentos se encuentren en período de creación, cuando representen un contenido especialmente importante por su destino, o por el trabajo de elaboración empleado mediante consulta de diversas fuentes de información que hayan demandado tiempo, costos, o acceso ulteriormente no disponible, o por las consecuencias que pudieran derivarse de no tenerlos disponibles en un momento próximo, es sumamente aconsejable tomar precauciones, registrando esos documentos no solamente en el disco duro sino en otras memorias externas, tales como CD regrabable, memorias sólidas o pendrive, incluso en otros computadores o mediante su situación en servidores de Internet, en casillas de correo electrónico propias en que sea posible mantenerlos y recuperarlos; por lo menos hasta que se hayan completado y respaldado en definitiva fuera del disco duro.

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